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Vous avez comme objectif de supprimer l’envoi des originaux papiers par vos fournisseurs, ou par vous même pour vos clients, pour les factures et les avoirs échangés en format EDI ? Ceci doit se faire, bien entendu, dans le respect le plus strict des obligations fiscales et juridiques existantes en France et en Europe. Le logiciel EIMA est un des premiers logiciels certifiés par les organismes de standardisation européen destiné aux industriels et/ou distributeurs ayant dans leur organisation, une ou plusieurs entités juridiques effectuant des échanges de factures EDI ou XML. Architecture  La liste récapitulative Les entreprises émettrices et réceptrices sont tenues de générer, et d’archiver, une liste récapitulative séquentielle des messages émis et/ou reçus, avec leurs éventuelles anomalies. Les données doivent comporter à minima, les mentions obligatoires pour cette liste (n° et date de facture, date et heure du message, montants HT et TTC, code devise, identifiant émetteur, etc).
Cette liste est générée automatiquement pour chaque entité juridique et elle n’est pas modifiable par la suite. Chaque entité peut consulter cette liste à partir d’un accès navigateur, via une interface Web locale ou distante avec un filtrage multicritères : période, entité, n° facture, montant de TVA, HT ou TTC, statut, ect. Des « exports » de masse des informations pour une période donnée sont disponibles en complément, pour faciliter le travail de l’administration. Le fichier des partenaires Les entreprises émettrices et réceptrices doivent constituer un fichier des partenaires avec un enregistrement automatique des statuts des échanges flux papiers ou EDI et accusés EDI, dans le cas de signature (AUTACK). L’archivage L’émetteur et le destinataire doivent conserver les messages factures et avoirs, dans leur forme originale, et cela durant la durée imposée par la législation, avec les données des listes récapitulatives et du fichier partenaire, sans que l’on puisse modifier ces archives.
En standard, le logiciel EIMA, permet l’archivage on-line et off-line des données légales sous forme de fichiers compressés et signés. Un mécanisme d’export/import de ces données via une API documentée, permet d’intégrer cet archivage dans le système d’information global de l’entreprise (GED).
En option, un logiciel de coffres-forts électroniques communicants (CFEC) permet un archivage légal et un classement des données au fil de l’eau et en toute sécurité, pour les entreprises qui ne disposent pas d’outils d’archivage en interne. La restitution Le logiciel EIMA permet de restituer les données on-line ou archivées, soit au niveau d’une facture particulière, soit au niveau d’un ensemble de factures sur une période quelconque ou un critère particulier.
Les factures peuvent être restituées à l’écran et sur imprimantes en format XML ou en langage clair. Certification Le logiciel EIMA est un des premiers logiciels certifiés par les organismes de standardisation européen , il est destiné aux industriels et/ou distributeurs ayant dans leur organisation une ou plusieurs entités juridiques effectuant des échanges de factures EDI ou XML.   
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